Fragen & Antworten

Miete und Kaution

Wie kann ich ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen?

Am bequemsten zahlen Sie die Miete per Lastschriftverfahren. Die Miete wird monatlich von Ihrem Konto abgebucht. Immer zur gleichen Zeit, damit Sie fest damit rechnen können. Grundlage hierfür ist das sogenannte SEPA-Lastschriftmandat. Damit erteilen Sie uns als Vermieter die schriftliche Erlaubnis, von Ihrem Konto die monatliche Miete abzubuchen. Nutzen Sie hierfür unsere Kontaktmöglichkeiten.

Folgende Informationen brauchen wir von Ihnen:

– Den Namen und die Anschrift des Kontoinhabers

– Ihre Mieternummer

– IBAN und BIC (Angaben, die Sie von Ihrer Hausbank erhalten)

– Unterschrift, Ort und Unterschriftsdatum

Bitte beachten Sie, dass für jeden Mietvertrag ein separates SEPA-Lastschriftmandat erteilt werden muss. Haben Sie beispielsweise zusätzlich zu Ihrer Wohnung einen Stellplatz angemietet, benötigen wir hierfür ein separates Lastschriftmandat.

Wie ist der aktuelle Stand meines Mietkontos?

Wir senden Ihnen gern eine Kontoübersicht zu. Nutzen Sie zur Kontaktaufnahme bitte unsere Kontaktmöglichkeiten.

Kann ich meinen Mietrückstand auch in Raten zahlen?

Wir versuchen immer gemeinsam mit unseren Kunden eine Lösung zu finden, damit keine Mietrückstände entstehen. Wenn Sie jedoch nur in Raten zahlen können, nutzen Sie bitte unsere Kontaktmöglichkeiten, um sich mit uns in Verbindung zu setzen, damit wir gemeinsam einen Weg finden können.

Was mache ich bei einem Mietrückstand?

Bitte nutzen Sie unsere Kontaktmöglichkeiten, sobald erkennbar ist, dass Sie Ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen können. Gemeinsam finden wir sicher eine Lösung.

Wann wird mein Guthaben aus der Kaution ausgezahlt?

Sie sind ausgezogen und haben die Schlüssel an uns zurückgegeben? Klar, dass Sie sich nun fragen, zu welchem Zeitpunkt Sie Ihre Kaution zurückerhalten. Grundsätzlich sind wir bemüht, die Kaution so schnell wie möglich auszuzahlen. Wie lange es dauert, bis Sie die Kontoabrechnung erhalten und die Kaution überwiesen wird, können wir vorab leider nicht sagen, da eventuelle Guthaben oder Belastungen zunächst vollständig ermittelt werden müssen. Grundsätzlich erfolgt eine Rückzahlung binnen sechs Monaten nach Mietvertragsende.

Wieso habe ich eine Mieterhöhung bekommen?

Eine Mieterhöhung kann aus verschiedenen Gründen auf der Basis unterschiedlicher rechtlicher Vorschriften erfolgen. Sollten Sie Rückfragen zu Ihrer Mieterhöhung haben, kontaktieren Sie uns gern über unsere Kontaktmöglichkeiten.

Woher bekomme ich eine Mietbescheinigung und was ist das?

Auf der Mietbescheinigung werden unter anderem die Größe der Wohnung und die Höhe der Miete vermerkt. Sie können diese gern per E-Mail an verwaltung@hv-philipp.de anfordern.

Hausordnung

Darf ich bei mir grillen?

Grillen gehört im Sommer dazu, klar. Doch zum Grillen gehört leider auch Rauchentwicklung. Hiervon sollten Ihre Nachbarn möglichst verschont bleiben. Deshalb gilt: Benutzen Sie bitte einen Elektrogrill.

Wozu gibt es eine Hausordnung?

Für ein friedvolles Miteinander informiert unsere Hausordnung über die wichtigsten Regeln. Dies ist uns so wichtig, dass die Hausordnung sogar Bestandteil des Mietvertrages ist.

Wie sind die Ruhezeiten geregelt?

Gegenseitige Rücksichtnahme ist das wichtigste beim Zusammenleben. Das gilt besonders für die Ruhezeit zwischen 22:00 und 07:00 Uhr. Sonn- und Feiertage genießen einen besonderen Schutz. Hier sollte ganztägig auf Lärm verzichtet werden. Dazu zählt laute Musik ebenso wie Arbeiten in Ihrer Wohnung (z. B. Hämmern oder Bohren) oder Freizeitgestaltungen, wie Stepptanz. Legen Sie stattdessen die Füße hoch und genießen Sie Ihren wohlverdienten freien Tag.

Betriebs- und Heizkosten 

Wie bekomme ich mein Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung?

Sofern Sie ein SEPA-Lastschriftmandat vergeben haben, erfolgt die Verrechnung Ihres Guthabens automatisch und wird bei der Abbuchung der Miete berücksichtigt. Andernfalls bitten wir Sie, Ihr Guthaben selbstständig bei der nächsten Mietzahlung zu verrechnen. Nähere Angaben und die Information zur Fälligkeit Ihres Abrechnungsergebnisses finden Sie auch in Ihrer Nebenkostenabrechnung.

Kann ich meine Vorauszahlungen ändern?

Das prüfen wir gern für Sie. Nehmen Sie hierfür bitte Kontakt mit uns auf.

Was sind Betriebskosten?

Die Antwort findet sich in der Betriebskostenverordnung: „Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“ (§ 1 BetrKV). Dazu zählen zum Beispiel Kosten für die Müllabfuhr, Wasserversorgung und Hausreinigung, nicht aber Verwaltungs- und Instandhaltungskosten.

In der Regel werden Betriebskosten monatlich im Voraus gezahlt. Einmal im Jahr werden die gesamten angefallenen Kosten in der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter gemäß der vereinbarten Verteilerschlüssel umgelegt. Das heißt, Ihre geleisteten Zahlungen werden anteilig mit den tatsächlich entstandenen Kosten verrechnet. Das Ergebnis: Sie müssen Betriebskosten nachzahlen oder erhalten für die vergangene Abrechnungsperiode eine Gutschrift.

Wann erhalte ich meine Nebenkostenabrechnung?

Die Frist, für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung, ist vom Gesetzgeber vorgegeben. Demnach muss diese bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes vorliegen. Der Abrechnungszeitraum beträgt in der Regel 12 Monate.

Ich habe aus meiner Nebenkostenabrechnung ein Guthaben und dennoch werden meine Vorauszahlungen erhöht. Wie kann das sein?

In der Nebenkostenabrechnung, die Ihnen vorliegt, wird ein bereits vergangener Zeitraum dargestellt. Das Guthaben ist entstanden, da Sie im vergangenen Jahr weniger betriebskostenrelevante Ressourcen (z. B. Strom, Wasser) verbraucht haben, als von uns zu Beginn kalkuliert wurde.

Damit keine große Kluft zwischen Vorschüssen und tatsächlichen Kosten entsteht, passen wir bei Bedarf die Betriebskostenvorauszahlungen an. Das kann zur Folge haben, dass Sie weniger zahlen oder auch mal etwas mehr. Eine Erhöhung kann erforderlich werden, wenn uns bekannt ist, dass sich Kostenerhöhungen ergeben werden oder neue Betriebskostenarten umgelegt werden.

Die Erhöhung wird vorgenommen, um Nachzahlungen zu vermeiden. Wir versuchen stets, nach bestem Wissen, die zukünftigen Kosten und somit realistische Vorauszahlungen zu kalkulieren.

Warum senden Sie mir künftig monatlich meinen Energieverbrauch?

Im Jahr 2018 ist die europäische Energieeffizienz-Richtlinie (EED) in Kraft getreten. Aufgrund der daraufhin angepassten Heizkostenverordnung besteht seit dem 01. Januar 2022 in Deutschland für alle funk- und fernauslesbaren Zähler für Heizung und Warmwasser die Pflicht der monatlichen Verbrauchsinformation gegenüber Mieterinnen und Mietern. Das Ziel: der Energieverbrauch für Heizung und Warmwasser soll in Wohnhäusern innerhalb der EU reduziert werden. Bewohnerinnen und Bewohner sollen monatlich transparent über ihren Energieverbrauch informiert und so in die Lage versetzt werden, ihren Energieverbrauch bewusst zu beeinflussen und zu steuern.

Genehmigungen

Was darf in der Wohnung baulich verändert werden und brauche ich dafür eine Genehmigung?

Viele Kunden kennen das: Es gibt den Wunsch nach einer neuen Küchenzeile oder man würde gerne Laminat verlegen. Solche und andere bauliche Maßnahmen fallen in einer Mietwohnung unter den Begriff „Bauliche Veränderungen“. Diese müssen vom Vermieter genehmigt werden. In vielen Fällen lassen sich die gewünschten Veränderungen problemlos verwirklichen, wenn der ursprüngliche Zustand ohne besonderen Aufwand wiederhergestellt werden kann. Nutzen Sie gerne unsere Kontaktmöglichkeiten, um Umbaumaßnahmen zu beantragen.

Darf ich Haustiere in meiner Wohnung halten?

Welche Tiere mit in die Wohnung dürfen, regelt im Einzelnen der Mietvertrag. Normalerweise sind dies Kleintiere wie Fische oder Vögel. Möchten Sie einen Hund oder eine Katze mit in die Wohnung nehmen, müssen Sie dies vorher schriftlich beantragen und hierüber wird dann individuell entschieden. Nutzen Sie hierfür unsere Kontaktmöglichkeiten. Uns liegt viel an der artgerechten Haltung von Tieren. Prüfen Sie deshalb stets, ob die Wohnungsgröße die Haltung eines Hundes oder einer Katze zulässt. Die Haltung von Kampfhunden ist in unseren Wohnungen generell untersagt. Exotische Tiere wie Raubkatzen, Schlangen oder Spinnen gelten nicht als Haustiere. Ihre Haltung ist innerhalb einer unserer Mietwohnungen.

Darf ich meine Wohnung untervermieten?

Ob Sie Ihre Wohnung ganz oder teilweise untervermieten dürfen, prüfen wir gern im Einzelfall. Zur Antragstellung nutzen Sie bitte unsere Kontaktmöglichkeiten.

Wie erfolgt eine Teilkündigung meiner Wohnung?

Ein oder mehrere Mieter wollen aus dem Mietverhältnis ausscheiden, das Mietverhältnis soll aber grundsätzlich mit den restlichen Mietern aus dem Mietvertrag fortgesetzt werden? Gern prüfen wir Ihren Wunsch. Schicken Sie uns postalisch einen Antrag auf Teilkündigung zu. Wichtig dabei: Alle derzeitigen Mieter müssen unterschreiben, damit wir rechtlich sichergehen können, dass die Interessen aller Mieter gewahrt werden. Eine E-Mail oder ein Fax reicht in diesem Fall leider nicht aus. Nach Prüfung Ihres Wunsches kommen wir gern auf Sie zu.

Kündigung

Was ist der erste Schritt bei einer Kündigung?

Bitte schicken Sie uns Ihr Kündigungsschreiben von allen Vertragspartnern unterschrieben im Original per Post zu. Das heißt: Alle Personen, die den Mietvertrag unterzeichnet haben, müssen auch die Kündigung unterschreiben. Dies gilt auch, wenn die Personen gar nicht (mehr) mit Ihnen in der Wohnung leben. In der Regel gilt die gesetzliche Kündigungsfrist von drei Monaten zum Monatsende, bei einer Mindestvertragslaufzeit von einem Jahr, sofern in Ihrem Mietvertrag nichts Anderes vereinbart wurde. Mietverträge, die sich nicht auf eine Wohnung beziehen, wie zum Beispiel ein Gewerbemietvertrag, können abweichende Regelungen beinhalten.

Wie geht es weiter?

Nach der Kündigung erhalten Sie eine schriftliche Kündigungsbestätigung. Bitte kontaktieren Sie daraufhin den darin genannten Mitarbeiter und vereinbaren Sie mit ihm einen Vorbesichtigungstermin.

Was passiert beim Vorbesichtigungstermin?

Bei dem Vorbesichtigungstermin wird geklärt, welche Arbeiten von Ihnen bis zum Ende des Mietverhältnisses durchgeführt werden müssen, wie zum Beispiel das Streichen der Wände und Decken. Bauliche Veränderungen, die Sie vorgenommen haben, müssen zurückgebaut werden und der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden. Das gilt zum Beispiel auch für gemusterte Strukturtapeten oder selbst verlegtes Laminat. Grundlage für die notwendigen Maßnahmen ist das Wohnungsübergabeprotokoll, welches zum Zeitpunkt Ihres Einzuges erstellt wurde. Das schließt aber nicht aus, dass wir Sie nach Besichtigung und Absprache mit dem Nachmieter aus dieser Pflicht entlassen.

Was ist, wenn ich vorzeitig aus dem Mietvertrag entlassen werden möchte?

Bitte teilen Sie uns – sofern nicht bereits geschehen – mit, ob Sie vorzeitig ausziehen möchten. Obwohl wir in unserer Kündigungsbestätigung zunächst nur den gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Termin bestätigen können, versuchen wir natürlich, zu dem von Ihnen gewünschten Termin einen Nachmieter zu finden. Rechtlich verbindlich können wir Ihnen dies jedoch nicht zusagen. Damit Besichtigungstermine kurzfristig vereinbart werden können, empfehlen wir Ihnen, uns Ihre Telefonnummer, unter der Sie tagsüber erreichbar sind, zu hinterlassen.

Was ist, wenn ich die Kündigungsfrist nicht einhalten kann?

Wenn sich der Umzug verzögert, kann Ihnen eine Räumungsfrist gewährt werden. Dies setzt voraus, dass die Miete und die Nebenkosten für den Zeitraum der Räumungsfrist gezahlt werden, kein Nachmieter feststeht oder andere Gründe dem entgegenstehen.

Wohin mit Möbeln, die nicht mehr gebraucht werden?

Bei einem Umzug fällt fast immer Sperrmüll an. Dieser darf keinesfalls innerhalb der Wohnanlage entsorgt werden, sondern muss angemeldet werden. Die regionale Abfallwirtschaft holt Möbel, Sessel, Stühle und Co. ab, wenn Sie sie beauftragen. Aber Achtung: Erst wenn Ihnen der Termin bestätigt wird und Sie wissen, an welchem Tag der Sperrmüll abgeholt wird, sollten Sie Ihre Möbel an den Straßenrand stellen. Und zwar am Vorabend des Abholtages. Sollten Sie Ihren Sperrmüll dennoch ohne Anmeldung innerhalb der Wohnanlage deponieren, müssen wir Ihnen die erforderlich werdenden Abfuhrkosten in Rechnung stellen und werden diese gegebenenfalls mit Ihrer Kaution verrechnen.

Was passiert bei der Endabnahme?

Beim Vorbesichtigungstermin wurde festgestellt, welche Maßnahmen von Ihnen vor Ihrem Auszug noch ausgeführt werden müssen. Bis zum Mietvertragsende muss eine Endabnahme der Wohnung durch den Vermieter erfolgen. Sollten vereinbarte Reparaturen oder Reinigungsarbeiten nicht, nicht vollständig oder mangelhaft durchgeführt worden sein, müssen diese Arbeiten in der Regel durch eine zu beauftragende Firma ausgeführt werden. Entstehende Kosten werden Ihnen mit der Kontoabrechnung zu einem späteren Zeitpunkt mitgeteilt. Bitte teilen Sie unserem Mitarbeiter bei dem Endabnahmetermin Ihre neue Anschrift mit. Das Protokoll der Endabnahme, einschließlich der abgelesenen Zählerstände, wird Ihnen wahlweise per E-Mail oder per Post zugesandt.

Was ist, wenn ich die Wohnung nicht ordnungsgemäß übergebe?

Bis zu Ihrem Auszug, spätestens jedoch bis zum Ablauf der Kündigungsfrist, sollten alle noch vorzunehmenden Arbeiten (Schönheitsreparaturen) beendet sowie mieterseitige Ein- und Umbauten entfernt sein. Werden Teile der Mietsache beschädigt, müssen Sie die Kosten für die Instandsetzung übernehmen. Auch der Keller sowie sonstige von Ihnen genutzte Nebenräume sind von Ihnen geräumt zu übergeben. Sperrmüll bzw. Hausrat ist bis zur Übergabe der Wohnung – nicht über den Hausmüll – zu entsorgen. Haben Sie die Arbeiten nicht termingerecht bzw. fachgerecht ausgeführt, können Schadenersatzansprüche gegen Sie entstehen. Bitte achten Sie darüber hinaus darauf, dass beim Auszug das Treppenhaus und die Wohnanlagen nicht beschädigt werden.

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein solches Protokoll wird anlässlich der Wohnungsübergabe nach Mietvertragsabschluss erstellt. Darin werden der Zustand der Wohnung sowie alle übergebenen Einrichtungen und die Zählerstände festgehalten. Dieses Übergabeprotokoll ist Bestandteil Ihres Mietvertrages. Wichtig: Er dient beiden Mietvertragsparteien bei einer späteren Rückgabe der Wohnung als Grundlage und Kontrollinstrument.

Was ist, wenn ich noch einen Stellplatz oder einen Garten angemietet habe?

Bitte kündigen Sie – falls bei uns gemietet – mit einem separaten Schreiben die Garage bzw. den Einstellplatz oder den Garten.

Was ist, wenn ich einen Kabelanschluss gemietet habe?

Sofern Sie von einer Kabel-Service-Gesellschaft einen Kabelfernsehanschluss gemietet haben, muss dieser Anschluss separat bei der Kabelgesellschaft von Ihnen gekündigt werden.

Wann melde ich Strom und Gas ab?

Die Abmeldung Ihrer Versorgungsanschlüsse nehmen Sie, unabhängig vom tatsächlichen Auszugstermin, nach der Endabnahme der Wohnung vor. Hierzu melden Sie die Zählerstände, die bei der Endabnahme im Protokoll erfasst wurden.

Was passiert mit meinem Untermieter?

Wenn Sie einen Untermieter in Ihre Wohnung aufgenommen haben, müssen Sie dafür Sorge tragen, dass dieser zum Ablauf der Kündigungsfrist ebenfalls die Wohnung beräumt und verlassen hat. Eine Übernahme der Wohnung durch den Untermieter ist nicht möglich. Hat der Untermieter Interesse an der Wohnung, kann er sich auf diesen Wohnraum bewerben. Eine Wohnungsabnahme erfolgt überdies ausschließlich bei völlig beräumter Wohnung.

Wo kann ich eine Mietschuldenfreiheitsbestätigung beantragen?

Eine Mietschuldenfreiheitsbestätigung können Sie schnell und unkompliziert über unsere Kontaktmöglichkeiten anfordern.

Wann erhalte ich meine Kaution zurück?

Die Freigabe der hinterlegten Kaution/des Verpfändungskontos nach dem Vertragsende erfolgt innerhalb der gesetzlichen Frist, wenn wir Ihre Wohnung und die Nebenräume ordnungsgemäß übernommen haben und Ihr Mietenkonto ausgeglichen ist. Anderenfalls wird die Sicherheitsleistung durch uns ganz oder in Teilen in Anspruch genommen. Hierzu erhalten Sie und das kontoführende Institut von uns ein entsprechendes Schreiben.

Was passiert mit meiner Betriebskostenvorauszahlung?

Sofern Ihre Miete Umlagevorschüsse für Heizung, Warmwasser oder Aufzugsanlagen beziehungsweise Vorschüsse für Betriebskosten enthält, werden wir Ihnen die Abrechnung hierüber innerhalb der gesetzlichen Fristen zusenden. Je nach Ende Ihres Mietvertrages kann es für bis zu zwei Betriebskostenzeiträume noch zu Abrechnungen kommen. Vereinbarungsgemäß erfolgt keine Zwischenabrechnung zum Vertragsende.

Sonstiges

Wie erfahre ich meinen Stromzählerstand?

Informieren Sie uns unter Angabe Ihrer Zählernummer über unsere Kontaktmöglichkeiten. Dabei haben Sie die Wahl: Sie können gern bei der Ablesung dabei sein. In diesem Fall benötigen wir Ihre Telefonnummer, um mit Ihnen einen Termin zu vereinbaren. Ansonsten lesen wir auch gern den Stromzähler in Ihrer Abwesenheit ab und werfen Ihnen einen Zettel mit dem Ergebnis in den Briefkasten.

Wie lüfte ich richtig?

Das Geheimnis des richtigen Lüftens liegt darin, ein paar Mal am Tag alle Fenster weit zu öffnen und richtig Durchzug zu erzeugen. Zehn Minuten reichen in der Regel aus, um die Raumluft auszutauschen. Auf diese Weise wird die Luftfeuchte im Raum auf einem vernünftigen Niveau gehalten und Sie profitieren von einem gesunden Raumklima.

Wie soll ich den Müll trennen?

Mülltrennung ist sinnvoll, denn: In der Wirtschaft wird der Abfall neu entdeckt – als Rohstoff und Grundstoff für neue Produkte. Wenn Sie also gründlich trennen, schonen Sie unsere Ressourcen. Und das ist gut für die CO2-Bilanz. Außerdem kann es passieren, dass bei einer Falschbefüllung der Müllgefäße das zuständige Entsorgungsunternehmen die Abfalltonnen nicht entleert. Bei einer notwendigen Sonderleerung werden die anfallenden Kosten auf die Mieter umgelegt.

Was ist bei einer Namensänderung zu tun?

Sie haben einen anderen Namen angenommen? Bitte lassen Sie uns dazu die Kopie des entsprechenden amtlichen Dokumentes zukommen. Beachten Sie bitte, dass eine Kopie des Personalausweises allein nicht ausreicht. Sollten Sie uns dennoch einmal Ihren Personalausweis zusenden, bitten wir Sie aus datenschutzrechtlichen Gründen Schwärzungen vorzunehmen, so, dass wir nur Ihren Namen, Ihr Foto, Ihr Geburtsdatum und die Meldeanschrift sehen können.

Was kann ich tun, wenn ich Schädlinge feststelle?

Sollten Sie feststellen, dass in Ihrer Wohnung oder in der Wohnanlage vermehrt Insekten oder Schädlinge, wie z. B. Ratten, Ameisen oder Wespen auftreten, informieren Sie uns bitte über unsere Kontaktmöglichkeiten. Je genauer Ihre Angaben sind, desto besser kann sich der von uns beauftragte Schädlingsbekämpfer vorbereiten.

Wie kann ich meine Daten ändern?

Sollten sich Ihre Kontaktdaten ändern, bitten wir Sie uns diese schriftlich über unsere Kontaktmöglichkeiten mitzuteilen.

Kann ich eine Kopie von meinen Vertragsunterlagen bekommen?

Sollten Sie eine Kopie Ihres Mietvertrages oder Ihrer letzten Nebenkostenabrechnung benötigen, können Sie sich gerne über unsere Kontaktmöglichkeiten bei uns melden. Jedoch erheben wir für die erneute Stellung von Unterlagen eine Bearbeitungsgebühr i. H. v. 12,00€.